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11-05-10 Travail des étudiants pendant les vacances d'été

Les vacances d'été approchent à grands pas. La période par excellence pour engager des étudiants. Les informations qui nous parviennent concernant les amendements envisagés de la réglementation ONSS concernant le travail des étudiants suscitent indubitablement bien des questions parmi les employeurs. Soulignons qu'à ce jour, aucune modification n'est à signaler. Nous résumons les règles en vigueur.

Travail des étudiants pendant les vacances d'été, régime des cotisations de solidarité

Les rumeurs concernant une réforme possible du travail des étudiants sur le plan des cotisations de sécurité sociale ont pris de l'ampleur au cours des derniers mois. Les propositions de modification de la réglementation se succèdent déjà depuis un certain temps.

A l'heure actuelle, une proposition concrète est en discussion au sein du Conseil national du travail. Outre la prolongation de la durée maximale du contrat d'étudiant (de maximum 6 mois à maximum 12 mois) et le passage à une déclaration dimona par jour travaillé par l'étudiant, la proposition prévoit également une adaptation du contingent, dans le cadre duquel un étudiant peut travailler sous le régime des cotisations de solidarité (de 2 fois 23 jours à 50 jours durant toute l'année).

Des modifications seront donc probablement proposées à l'avenir sur ce plan. A ce stade, il est encore impossible de dire si elles seront acceptées, sous quelle forme et quand. Pour l'été qui s'annonce, la réglementation en vigueur demeurera selon toute vraisemblance d'application.

Si un employeur décide d'engager un étudiant, il est tenu de verser des cotisations de sécurité sociale ordinaires, contrairement à l'idée communément répandue. Il existe néanmoins une exception, assortie de conditions, à ce principe. En effet, dans certains cas, l'étudiant peut être engagé à un tarif ONSS plus avantageux. Pendant 46 jours par an, un étudiant peut travailler au tarif des cotisations de solidarité. Ce système ne peut être appliqué que si l'étudiant est engagé sous contrat d'occupation d'étudiants.

1 Engagement sous contrat d'occupation d'étudiants

Pour que le système des cotisations de solidarité puisse être appliqué, il est essentiel que l'étudiant soit engagé sous contrat d'occupation d'étudiants (comme visé au titre VII de la loi relative aux contrats de travail du 3 juillet 1978). Le contrat d'étudiant doit être établi par écrit.

Quand l'employeur peut conclure avec un étudiant un contrat d'occupation d'étudiants, il est tenu de le faire, selon l'ONSS. En outre, toujours selon l'ONSS, l'employeur est censé faire usage du système des cotisations de solidarité si les critères à ce sujet sont satisfaits.

Les étudiants qui travaillent depuis au moins 6 mois de manière ininterrompue pour le même employeur ne peuvent par contre être engagés sous un contrat d'occupation d'étudiants. Ils sont alors considérés comme des travailleurs ordinaires.

2 Cotisations de solidarité

Un étudiant peut travailler au total 46 jours par année civile sous le régime des cotisations de solidarité. Ces 46 jours sont répartis en deux blocs de 23 jours.

Le premier bloc durant lequel l'étudiant peut être engagé sous le régime des cotisations réduites de solidarité couvre les mois de juillet, août et septembre. L'étudiant peut travailler pour un ou plusieurs employeurs, mais, dans tous les cas, sans excéder un maximum de 23 jours.

Les cotisations de solidarité dues sont, dans ce cas, de 5,01% pour l'employeur et de 2,5% pour le travailleur.

Pendant le reste de l'année civile également, un étudiant peut être engagé sous le régime des cotisations de solidarité réduites. A nouveau, le maximum est de 23 jours auprès d'un ou plusieurs employeurs, mais uniquement pendant les périodes durant lesquelles la présence dans l'établissement d'enseignement n'est pas obligatoire. Par conséquent, l'étudiant ne peut travailler quand il est censé suivre des cours ou d'autres activités dans l'établissement d'enseignement dans lequel il est inscrit.

Des cotisations de solidarité sont également dues pour ces 23 jours. Elles s'élèvent à 8,01% pour l'employeur et 4,5% pour le travailleur.

3 Dépassement

En cas de dépassement des 23 jours prévus par bloc (indépendamment du fait que le dépassement survienne pendant les mois de vacances ou pendant le reste de l'année civile), l'occupation chez l'employeur auprès duquel l'étudiant travaille au moment du dépassement est intégralement soumise aux cotisations de sécurité sociale normales.

Si l'étudiant a déjà travaillé pour le même employeur pendant cette année civile, ces prestations sont elles aussi assujetties aux cotisations ordinaires.

Si, par contre, l'étudiant a déjà travaillé pour un autre employeur avant le dépassement des 23 jours maximum, ces jours prestés demeurent soumis aux cotisations de solidarité.

Toute occupation que l'étudiant entamerait encore après le dépassement des 23 jours ne relèvera plus du régime des cotisations réduites, même s'il travaille pour un autre employeur. En d'autres termes, il ne peut plus faire usage du deuxième bloc de 23 jours dont il dispose normalement. En outre, les prestations effectuées avant le dépassement pour l'employeur en question seront soumises aux cotisations ordinaires.

En tant qu'employeur, il est dès lors important que vous ne perdiez pas de vue le nombre de jours qu'un étudiant a déjà prestés ou qu'il prestera encore pour un autre employeur. Afin de limiter les risques, il est conseillé d'inclure dans le contrat de travail une 'déclaration sur l'honneur', dans laquelle l'étudiant déclare qu'il:

• travaillera au maximum 23 jours en tant qu'étudiant durant les mois de juillet, août et septembre pour vous et pour d'autres employeurs;
• travaillera au maximum 23 jours en tant qu'étudiant pendant les autres mois de l'année civile en cours pour vous et pour d'autres employeurs.

Exemple 1

Un étudiant travaille pendant les mois d'été 23 jours pour l'employeur X. Dans le courant du quatrième trimestre, il travaille à nouveau 25 jours pour l'employeur X.

Dans ce cas, tous les jours que l'étudiant a prestés sont soumis aux cotisations de sécurité sociale ordinaires. En effet, le maximum de 23 jours est dépassé au quatrième trimestre. Par conséquent, tous les jours ouvrés pendant ce trimestre (25 jours) et tous les jours qu'il avait déjà prestés pour ce même employeur (dans ce cas 23 jours pendant l'été) sont soumis aux cotisations ordinaires.

Exemple 2

Un étudiant travaille durant les mois d'été 23 jours pour un employeur X. Dans le courant du quatrième trimestre, il travaille 25 jours pour un employeur Y.

Dans ce cas, les prestations qu'il a effectuées pour l'employeur X (23 jours) bénéficient du régime des cotisations de solidarité. Par contre, des cotisations de sécurité sociale ordinaires seront retenues pour les 25 jours qu'il a prestés pour l'employeur Y.

Exemple 3

Pendant les deux premiers trimestres, l'étudiant travaille 23 jours pour l'employeur X. Pendant les mois d'été, il travaille 23 jours pour l'employeur Y et 3 jours pour l'employeur Z.

Dans ce cas, les 23 jours qu'il a travaillés pour l'employeur X et l'employeur Y sont soumis aux cotisations de solidarité réduites. Les 3 jours qu'il a encore presté pour l'employeur Z sont quant à eux soumis aux cotisations ordinaires. En effet, en prestant ces trois jours chez l'employeur Z, il a dépassé la limite des 23 jours fixée pour les vacances d'été.

Exemple 4

Pendant les mois de vacances, l'étudiant travaille 23 jours pour l'employeur X et 1 jour pour l'employeur Y. Après les vacances (au quatrième trimestre), l'étudiant travaille encore un jour pour l'employeur X.

Tous les jours prestés par l'étudiant seront dans ce cas soumis aux cotisations de sécurité sociale ordinaires.

Indépendamment du fait que le nombre maximum de jours autorisés en première instance pour l'employeur X n'est pas dépassé pendant les mois d'été, le quota est dépassé dans l'absolu en raison de la journée durant laquelle il est occupé par l'employeur Y. Le jour de travail qu'il preste pour l'employeur Y est dès lors soumis aux cotisations ordinaires. Vu que tous les jours que l'étudiant preste après le dépassement ne peuvent plus être soumis aux cotisations de solidarité, le jour travaillé durant le quatrième trimestre pour l'employeur X est lui aussi soumis aux cotisations ordinaires. La prestation de cette journée de travail pour l'employeur X entraîne l'assujettissement de tous les jours travaillés précédemment durant l'année civile auprès de ce même employeur aux cotisations de sécurité sociale ordinaires (les 23 jours durant les vacances d'été).
 

Exemple 5

Durant les mois de vacances, l'étudiant travaille 23 jours pour l'employeur X et 1 jour pour l'employeur Y. Après les vacances (au quatrième trimestre), il travaille encore une journée pour l'employeur Z.

Les 23 jours prestés pour l'employeur X peuvent être soumis au tarif avantageux des cotisations de solidarité. Seuls deux jours sont soumis aux cotisations ordinaires, à savoir la journée de travail chez l'employeur Y et celle chez l'employeur Z. En effet, le contingent de 23 jours prévu pour les vacances d'été est dépassé lorsqu'il travaille pour l'employeur Y. Par conséquent, toute occupation ultérieure durant l'année civile (et, dans ce cas, pour l'employeur Z) ne pourra bénéficier du régime des cotisations de solidarité.